紙とExcelの管理から抜け出す！最初の一歩は「業務を書き出す」こと。

こんにちは。リナークのニシザワです。

作業実績は紙の日報、日程はホワイトボード、集計はExcel。そんな管理を続けている製造業の現場は、いまも少なくありません。「そろそろ限界かもしれない」と感じながらも、何から手をつければいいのか分からず、そのままになっていませんか？

今回は、紙とExcelの管理から抜け出したいと考えたときの「最初の一歩」について、リナークが実際の支援で行っている進め方をもとに紹介します。

紙とExcelの管理で起きていること

紙とExcel自体は、悪い道具ではありません。手軽で、誰でも使えて、長年現場を支えてきました。問題は、事業が成長して情報量が増えたときに起きます。

まず、転記が増えます。紙の日報をExcelに打ち直し、そのExcelを別の集計表にコピーする。場合によっては、請求用、在庫用、進捗確認用と、同じ情報を何度も入力していることもあります。転記のたびに時間がかかり、ミスの入り込む余地が生まれます。数字が合わなければ、その原因を探す時間も必要になります。

次に、情報が分散します。進捗はこのファイル、在庫はあのファイル、実績は紙のまま。全体の状況を把握しようとすると、複数の場所を見比べる必要があり、進捗や遅れにすぐ気づけません。

そして、特定の人しか分からない業務が増えていきます。複雑になったExcelは作った本人しか触れなくなり、業務が人に張り付いていきます。この「属人化」については、以前の記事でも詳しく解説しています。

よくあるつまずき：いきなりシステムを探し始める

限界を感じたとき、多くの方が最初にやるのは「システムを探すこと」です。展示会でパッケージを見たり、営業の提案を受けたり。しかし、この順番でうまくいかないケースを何度も見てきました。

理由はシンプルで、自社の業務がどう流れているかを整理する前にシステムを選ぶと、システムに業務を合わせることになるからです。

たとえば、ひとくちに「作業実績を管理したい」と言っても、確認したい内容は会社ごとに違います。作業時間を見たいのか。数量を見たいのか。不良数を見たいのか。工程ごとの進み具合を見たいのか。ここが曖昧なままシステムを選ぶと、機能が多すぎて使いこなせなかったり、逆に本当に必要なところが足りなかったりします。

現場の実態と合わない画面、使われない機能、それでも残り続けるExcel。結果として「システムはあるのに紙とExcelも併用している」という状態になりがちです。道具を選ぶのは、業務を整理したあとで十分間に合います。

最初の一歩：業務の流れを書き出す

では何から始めるか。リナークがおすすめしているのは、いま行っている業務の流れを、そのまま書き出すことです。

きれいな資料にする必要はありません。最初は紙でもホワイトボードでも構いません。たとえば作業実績の管理であれば、次のように書き出してみます。

受注が入る。製造指示を出す。現場で作業する。作業者が日報を書く。事務所で日報を回収する。Excelに入力する。集計表を更新する。責任者が確認する。

このとき大切なのは、あるべき姿ではなく「実際にやっていること」を、やっている順番で書くことです。そのうえで、それぞれの作業について確認していきます。誰がやっているのか。何を見ているのか。どこに書いているのか。次に誰へ渡しているのか。どこで二重入力が起きているのか。どこで確認待ちが発生しているのか。

書き出してみると、いくつかのことが見えてきます。同じ情報を複数の場所に書いている箇所。誰かの記憶だけに頼っている判断。実は誰も使っていない帳票。システム化の前に、まずこの「見える化」だけで整理できる無駄が見つかることも珍しくありません。

全部を一度に変えない

業務の流れが見えたら、次は「どこから仕組みにするか」を決めます。ここでも、全部を一度にシステム化する必要はありません。

選び方の目安は、一番困っている業務から始めることです。毎日の作業実績の集計に時間がかかっているなら、日報まわりから。納期の確認に時間がかかっているなら、進捗確認から。在庫数が合わないことが多いなら、入出庫の記録から。

そこをひとつ選んで、小さく作って現場で使ってみる。使いながら「入力しやすいか」「見たい情報がすぐ見えるか」を確認し、実態に合わせて調整していきます。

小さく始めると、投資も小さく、現場の負担も小さく、うまくいかなかったときの手戻りも小さく済みます。そして小さな成功がひとつできると、「次はこの業務も」と現場から声が上がるようになります。仕組みは一度作って終わりではなく、運用しながら育てていくものです。

まとめ

紙とExcelの管理から抜け出す最初の一歩は、システム選びではなく、業務の流れを書き出して整理することです。

1. いまの業務の流れを、実際にやっている順番で書き出す
2. 二重入力・属人化・情報の分散が起きている箇所を見つける
3. 一番困っている業務をひとつ選び、小さく仕組みにする
4. 現場で使いながら、実態に合わせて育てていく

リナークでは、この「業務を聞いて整理するところ」から一緒に進めています。要件が固まっていなくても、いまお使いの帳票やExcelを見せていただくところから始められますので、紙とExcelの管理に限界を感じている方は、お気軽にご相談ください。