こんにちは。リナークのニシザワです。
今回の記事では、多くの企業で利用されているツールであるMicrosoft Excelと在庫管理について、Excelを用いた在庫管理の複雑さから脱却することのメリットやリスクをお伝えいたします。
多くの企業で利用されているExcelは、在庫管理にも広く使用されていますが、その便利さゆえに様々な課題が生じることもあります。例えば、Excelでは大量のデータを扱う際に処理速度が低下し、業務が滞ることがあります。また、複数のファイルやシートに分散したデータは一貫性を欠き、ヒューマンエラーのリスクも高まります。さらに、Excelファイルはセキュリティ面でも脆弱であり、重要なデータの保護が十分に行われていないことが多いです。
これらの課題を解決するために、Excelからの脱却が必要です。そこで、私たちはFileMakerを利用した在庫管理システムを提案します。FileMakerを導入することで、データの一元管理や自動化、リアルタイムでの情報共有が可能になり、業務効率が飛躍的に向上します。
なぜExcelから脱却するべきか？
脱Excelとは、Excelをやめて他のツールに切り替えることですが、すべての業務を脱Excelするわけではありません。Excelは便利なビジネスツールであり、多くの業務で利用されています。たとえば、在庫管理やシフト管理など、多くの場面で活用されています。
しかし、Excelは容量に限りがあり、共同編集が難しいため、業務が複雑化しやすいです。そのため、業務効率を上げるために、業務システムなどのツールに切り替えることが求められます。ただし、場合によってはExcelの方が効率的なこともあるため、業務内容に応じて適切に切り替えることが必要です。
デジタル化は進展
近年、デジタルツールの導入が進んでいます。デジタル化は、リモートワークや業務効率を上げるために必要です。
経済産業省の「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開」によれば、既存のレガシーシステムはデジタル化が求められています。Excelもレガシーシステムに含まれ、業務効率化を妨げる要因とされています。
働き方の変化とワークライフバランス
新型コロナウイルスの影響でリモートワークが増え、働き方改革も進んでいます。また、残業規制やライフワークバランスの重要性が高まっており、効率的に業務を行う必要があります。Excelはローカルに保存されるため、複数人で情報を共有したい環境には適していません。柔軟な働き方を実現するためにも、Excelからの脱却が進められています。
Excelの処理能力の限界
Excelは処理能力や容量に限りがあり、データ量が増えると挙動が遅くなります。また、データの保存や処理が適切に行えなくなるリスクもあります。そのため、業務効率を上げるためには脱Excelが求められます。
いつでもどこでも知りたいときにアクセスできる環境
昨今の働き方改革を実現するためには、社外や社内などに限らずネットを通じてどこでも働ける環境が必要です。Excelはセキュリティ面での懸念があり、クラウド上でも複数人での同時編集に適していません。効率的な業務遂行と従業員のワークライフバランスを考慮すると、より安全で柔軟なツールへの移行が求められます。脱Excelにより、残業規制を遵守しつつ、快適で生産的な働き方を実現できます。
複数人で同時に編集して効率を高めるため
Excelは複数人での同時編集が難しく、業務効率を下げる要因となります。スピード重視の現代社会では、デジタルツールを利用して効率を上げることが重要です。そのため、業務の進行を妨げるExcelからの脱却が必要です。
Excelから脱却することのメリット
Excelには以下の特徴があり、業務効率を低下させる要因となっています。
- 複数人で同時編集ができない。
- 働き方の変化に適していない。
- 容量が増えると動作が遅くなる。
- 誰かが開いていると作業できない。
自分一人で進める業務なら問題ないかもしれませんが、チーム全体で使用すると効率が下がります。クラウド上で作業できるデジタルツールを導入すれば、これらの問題を解消し、業務効率を大幅に向上させることができます。
属人化の防止
Excelは基本的に個人作業向けのツールであり、属人化しやすいです。属人化は特定の従業員に仕事が集中することで、業務の進行を妨げ、従業員のストレスを増やす要因になります。FileMakerのようなデジタルツールに切り替えることで、属人化を防ぎ、業務を全体に分配しやすくなります。
同時編集が可能
FileMakerを導入することで、複数人が同時にデータを編集できるようになります。これにより、業務効率がさらに向上し、売り上げの増加にも貢献します。Excelでは、ファイルを一人が開いていると他の人が作業できないため、業務が滞りがちです。
処理スピードの向上
Excelは容量が多いと動作が遅くなり、データ量が増えるとフリーズすることもあります。FileMakerのようなデジタルツールを導入することで、処理スピードが向上し、作業効率も大幅にアップします。データ容量も無制限に近いため、ファイル管理の手間も省けます。
柔軟な働き方の実現
残業規制やワークライフバランスの重要性が高まる中で、効率的に業務を進めるためには、Excelからの脱却が必要です。FileMakerを導入することで、リモートワークの環境でもセキュリティを保ちながら柔軟に働くことができます。これにより、従業員の働きやすさが向上し、業務効率も改善されます。
脱Excelを進めることで、これらのメリットを享受し、業務効率を劇的に向上させることが可能です。FileMakerの導入を検討し、次世代の在庫管理システムを構築しましょう。
Excelを使い続けることのリスク
Excelは非常に便利なツールですが、やはり使い続けることで便利に伴うリスクが発生してきます。Excelを使い続けるとこで、いくつかのリスクが伴います。以下のようなリスクに注意が必要です。
情報漏洩のリスク
Excelはセキュリティレベルが高くないため、機密情報が漏洩する可能性があります。特にパスワード保護が簡単に解除されることもあるため、重要なデータの保護には不十分です。また、USBメモリ等に保存できることで、紛失のリスクも発生します。
ファイル管理の煩雑さ
Excelファイルが増えると、管理が煩雑になり、ファイルの紛失や重複が発生しやすくなります。また、どれが最新バージョンかわからなくなることもあります。これは、複数人で利用する場合に、どのファイルを利用すべきかが分からなく、編集するファイルを間違えた結果、同じ作業をするリスクもあります。
データの破損や紛失
Excelは、作業途中で保存できなくなることがあり、データが破損したり失われたりするリスクがあります。大切なデータが失われると、業務に大きな支障をきたすことになります。
これを防ぐために、「Control + S」（上書き保存）がクセになっている方も多いのではないでしょうか。しかし、根本的な解決にはなりません。いかに、データの状況を担保できるかが重要です。
業務の属人化
Excelを使用すると、特定の従業員が特定の業務を担当することが多くなり、属人化が進みます。属人化は業務の効率を低下させ、従業員が休暇や退職した際に大きな問題となります。
よくあるパターンとしては、Excelの更新を担当している従業員が休みだった場合、問い合わせに対応できなかったり、翌日以降の回答になり、タイムリーに情報を提供できない環境になっていることがあります。
非効率な業務プロセス
Excelでは、複数人での同時編集が難しく、リアルタイムでの情報共有が困難です。そのため、業務の進行が遅れ、生産性が低下します。
これは更新する従業員同士でExcelを利用していない時間を探り合いながら、休憩時間や残業時間に対応されていることもあるのではないでしょうか。
これらのリスクを避けるために、Excelから脱却し、より効率的で安全なツールへの移行を検討することが重要です。FileMakerのようなデジタルツールを導入することで、これらのリスクを最小限に抑え、業務効率を大幅に向上させることができます。
Excelから脱却する方法
Excelから脱却するためには、現状把握と計画的に進めることが重要です。以下のステップで効率的に進めましょう。
Excelを使う業務のリストアップ
まずは、現在Excelを使用している業務をリストアップしましょう。この作業により、どれだけの業務がExcelに依存しているか、Excel作業にどれくらいの工数がかかっているかを把握できます。
脱Excelする業務の見極め
リストアップが終わったら、どの業務を脱Excelするか見極めます。以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
作業に必要な人数
多くの人が関与する作業は効率化が必要です。
作業に必要な時間
時間がかかる作業ほど自動化の効果が大きいです。
データ容量
大量のデータを扱う作業はExcelの限界に達しやすいです。
作業頻度
頻繁に行う作業は効率化の優先度が高いです。
アクセス環境
必要な情報が必要なときに見ることができない環境であれば、環境を変えることで劇的に効率が良くなります。
頻繁に行われ、多くの人が関与し、データ量が多い作業ほど、脱Excelの効果が大きくなります。これらのポイントをもとに、どの業務を優先して脱Excelすべきかを見極めましょう。
まとめ
Excelからの脱却は、企業にとって大きなメリットをもたらします。業務の効率化、属人化の防止、同時編集の可能性、処理スピードの向上、そして柔軟な働き方の実現など、多くの利点があります。
FileMakerを導入することで、これらのメリットを享受し、業務効率を劇的に向上させることができます。脱Excelを進めるためには、現状の業務をリストアップし、どの業務を優先的に改善すべきかを見極めることが重要です。
次世代の在庫管理システムを構築し、企業の成長を加速させましょう。また、サンプルソリューションをご利用いただき、ぜひ自社に適した在庫管理システムの導入を検討し、ご活用ください。
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