紙をなくしても、業務は改善しない。問題は転記と情報の分断です。

こんにちは。リナークのニシザワです。

一日の作業が終わるころ、製造現場では作業者が紙の日報に実績を書き込みます。案件番号、製品名、作業した工程、完成した数量、不良数、作業時間。書き終えた日報は事務所へ運ばれ、担当者が内容を確認しながらExcelへ入力します。

そのExcelから、別の担当者が月次の集計表へ数字をコピーする。進捗を確認するための表や、原価を計算するための表にも同じ数字を入力する。集計した結果はメールで送られ、経営者が数字を見るのは月末になってから。このような流れで仕事をしている会社は、いまも少なくありません。

私自身、製造業で生産管理の仕事をしていた頃、紙、電話、FAXを使って情報をつなぎながら仕事をしていました。必要な情報を集めるために、現場と事務所を行き来し、いくつものExcelを開いて数字を確認する。数字が合わなければ、元の紙まで戻って原因を探します。

決して、誰かが手を抜いているわけではありません。作業者も事務担当者も、それぞれが必要な仕事を真面目に行っています。それでも会社全体で見ると、同じ情報を何度も入力する仕事が増え、状況を把握するまでに時間がかかっていました。

前回の記事では、紙とExcelの管理から抜け出す最初の一歩として、いま行っている業務の流れを書き出すことを紹介しました。

今回は、業務を書き出した後に見直したい「情報の流れ」について考えます。

紙は、現場を支えてきた道具です

ペーパーレス化という言葉を聞くと、紙をなくすことが業務改善のように感じるかもしれません。しかし、私は紙を使っていること自体が問題だとは考えていません。

紙は、手に取ればすぐに読めます。電源も通信も必要ありません。手袋をしたまま扱うことができ、図面や作業指示を機械のそばに置いて確認することもできます。気付いたことを、その場で余白に書き込めるのも紙の良さです。

製造現場で紙が使われ続けてきたのは、古いからではありません。その現場にとって使いやすく、長いあいだ仕事を支えてきたからです。

そのため、「DXを進めるので紙をなくします」と、紙をなくすことから始めてしまうと、現場にとっては使いやすい道具を取り上げられただけになることがあります。

私たちが見るべきなのは、紙の枚数ではありません。その紙に書かれた情報が、その後どこへ運ばれ、何回入力され、最後に何の判断へ使われているかです。

紙をタブレットに変えても、転記が残ることがあります

紙の日報をタブレット入力へ変えれば、紙を回収する必要はなくなります。手書きの文字を読み取る手間も減ります。ここだけを見れば、確かに便利になります。

しかし、タブレットへ入力した内容をCSVで書き出し、担当者がExcelへ貼り付け、そのExcelから別の集計表を作っているとしたら、情報の流れはそれほど変わっていません。

紙が画面に変わっただけで、転記する仕事は残っています。

場合によっては、システムへ入力した後にExcelも更新することになり、確認する場所が一つ増えてしまいます。「システムを導入したのに、なぜか仕事が減らない」という状態です。

これは、タブレットやシステムが悪いわけではありません。「何へ入力するか」は変えたものの、「入力した情報を次の仕事でどう使うか」まで考えられていないことが原因です。

現在の帳票を、そのまま画面にしない

システムの相談をいただいたとき、最初に現在使っている帳票を見せていただくことがあります。そこには、現場で必要な項目がたくさん並んでいます。

ただし、私たちはその帳票を、そのまま入力画面にはしません。

現在の帳票には、紙で仕事を進めるために必要だった項目や、過去の経緯で残り続けている項目も含まれているからです。それらを確認せず画面へ移すと、これまで紙で行っていた仕事を、デジタル上にそのまま再現することになります。

リナークが画面を作る前に業務を書き出すのは、このためです。

誰が最初にその情報を記録するのか。次に誰が使うのか。どこで同じ内容を入力しているのか。最終的に、誰が何を判断するために必要なのか。帳票の形よりも先に、情報の流れを確認します。

画面を作るのは、その後です。

なくしたいのは、紙ではなく転記です

例えば、現場で「良品を100個完成した」と日報に書いたとします。

この100個という数字は、日報を集計するためだけの数字ではありません。製造指示に対してどこまで完成したのか、次の工程へいくつ渡せるのか、在庫がいくつ増えるのか、出荷できる数量はいくつなのか、といった次の仕事にも関係します。

それにもかかわらず、進捗表、在庫表、原価表、出荷表へ、それぞれ100個と入力していたらどうなるでしょうか。

同じ事実が、会社の中にいくつも存在することになります。どれか一つを修正して、ほかの表を修正し忘れれば、製造、在庫、事務で違う数字を見ることになります。

紙が問題なのではありません。紙に書かれた内容をExcelへ写し、そのExcelを別の集計表へ写し、さらにメールで誰かへ送らなければ仕事が進まないことが問題です。

なくしたいのは、紙ではなく転記です。そして、部署や担当者ごとに情報が分かれてしまう状態です。

「入力は一回だけ」で、次の仕事へつなぐ

リナークが業務の仕組みを考えるとき、大切にしていることの一つが「入力は一回だけ」です。

これは、すべての情報を一つの画面へ詰め込むという意味ではありません。必要な確認や承認を省くという意味でもありません。

同じ事実を、別の目的のために何度も入力し直さないということです。

受注したときに登録した製品、数量、納期は、製造指示や生産計画にも使う。現場で入力した工程の完了は、生産進捗の確認へつなぐ。良品数や不良数は、在庫や歩留まりの確認へつなぐ。作業時間や使用材料は、原価を振り返るために使う。出荷した数量は、在庫の減少や請求の確認へつなぐ。

一度入力した情報が次の仕事へ流れれば、担当者が別のExcelを開き、数字を集め直さなくても状況を確認できるようになります。

もちろん、最初から受注、生産、在庫、原価、請求のすべてをつなぐ必要はありません。転記が多いところ、数字が合わなくなりやすいところ、情報が届くまでに時間がかかっているところから、小さくつないでいけばよいと思います。

紙を残した方がよい仕事もあります

業務を整理した結果、紙を残した方がよいと判断することもあります。

大きな図面を見ながら作業する場面、油や水分がある場所、通信が安定しない場所、障害が起きても止められない仕事。そのような場所へ無理にタブレットを持ち込むと、かえって使いにくくなることがあります。

紙を残す場合も、役割を整理します。

例えば、作業指示書はシステムから印刷し、案件番号やバーコードで元の情報とつなげる。閲覧や一時的なメモには紙を使い、その後も繰り返し利用する実績はデータとして残す。このように、紙とデジタルを使い分ける方法もあります。

紙を残すか、なくすか。その二つだけで考える必要はありません。現場で使いやすい方法と、会社として情報を利用しやすい方法の両方を考えることが大切です。

会社に残したいのは、次の判断に使えるデータです

作業実績が会社のデータとして残るようになると、集計が早くなるだけではありません。

どの製品に時間がかかったのか。どの工程で不良が発生しやすいのか。予定と実績に、なぜ差が出たのか。過去の仕事を振り返り、次の計画や判断に使えるようになります。

さらに、作業結果だけでなく、例外が起きた理由、担当者がどのように対応したのか、その後どうなったのかまで残せれば、個人の経験を会社の知識へ変えていくことができます。

将来AIを活用するときにも、紙をなくしたこと自体には、それほど大きな意味はありません。必要なのは、意味のそろった実績や判断の履歴があり、人がその結果を確認できることです。

一度入力した情報が次の仕事へ流れる。仕事の結果が会社に残る。過去の結果を振り返り、次の改善へ生かす。この循環が、会社が学び続けるための土台になると考えています。

まとめ

業務改善で最初に確認したいのは、紙を何枚使っているかではありません。

1. その情報は、どこで最初に生まれているか
2. 同じ情報を、何回入力しているか
3. 入力した情報は、次のどの仕事で使われているか
4. 最後に、誰が何を判断するために使っているか

紙をゼロにすることを、最初の目標にする必要はありません。

まずは、同じ情報を何度も写している場所を見つけ、一度入力した情報が次の仕事へ流れるようにする。

なくすべきなのは、紙ではなく、転記と情報の分断です。

次の記事では、情報の分断を人が補おうとした結果、なぜ会社の中でExcelが増えていくのかを考えます。

リナークでは、現在使っている日報、作業指示書、Excelなどを見ながら、情報がどこからどこへ流れているかを一緒に整理しています。

システムを作るかどうかが決まっていない段階でも、業務整理からご相談ください。